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La crisis del coronavirus ha forzado a muchas empresas a imponer el trabajo en remoto como medida para prevenir el contagio del Covid-19 entre sus trabajadores, siguiendo las recomendaciones del Gobierno. 

Se trata de un escenario para el que miles de empresas no estaban preparadas. El teletrabajo es algo nuevo para muchos y surgen muchas dudas acerca de cómo llevarlo a cabo de la forma más efectiva posible. Vamos a ver a continuación las herramientas más útiles para facilitar la coordinación del trabajo a distancia.

Teletrabajo: herramientas para gestionar equipos

El principal reto cuando no se puede estar físicamente en la oficina es la coordinación de las personas. Mantener una buena coordinación dentro de los equipos es fundamental para que el ritmo de trabajo y los resultados de la compañía no se vean afectados.

Muchas grandes compañías ya utilizan estas herramientas para organizar su día a día, pero no son conocidas por todos. Estas son las principales: 

  • Trello. Es una de las herramientas de gestión de proyectos más sencilla de usar. Permite organizar las tareas y proyectos de forma flexible en tarjetas y tableros. Es muy similar a Monday, aunque esta segunda permite más opciones que Trello. Con ella se puede limitar los plazos de tiempo de las tareas, lo que resulta muy útil para cumplir con entregas. 
  • Jira es una herramienta en línea para gestionar proyectos y administrar tareas. Permite hacer un seguimiento de errores e incidencias de forma fácil y sencilla. Asana es un programa muy útil para hacer el seguimiento de las tareas y controlar en qué estado real se encuentra un proyecto.
  • Para aquellos que estén suscritos a Office 365, Office Planner es una plataforma muy intuitiva y fácil de usar para coordinar equipos. 

Herramientas para mantener una comunicación fluida

Para coordinar de forma efectiva el trabajo en equipo a distancia es fundamental tener una buena comunicación. Las aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, Telegram o Facebook Messenger resultan muy útiles, pero son menos adecuadas para el entorno profesional. 

  • Hay muchas alternativas que permiten igualmente crear grupos de varias personas y tener conversaciones individuales. Algunas de las más populares son Slack y Hangouts. Microsoft Teams puede ser muy práctica para usuarios de Office 365.
  • Skype es uno de los programas más conocidos para hacer hacer videollamadas, aunque cuando se trata de ser prácticos, resulta más cómodo utiliza Meet, el servicio de Google para hacer videollamadas por Hangouts. 

Otras herramientas de trabajo en equipo

Otra forma muy efectiva de comunicar rápidamente la disponibilidad de un trabajador para organizar reuniones es echar un vistazo a Google Calendar. Para que este sistema funcione de forma óptima es importante que todos los trabajadores colaboren y se comprometan a actualizar sus agendas día a día.

  • Cuando se trata de una sesión de trabajo más que de una reunión, existen otro tipo de herramientas más adecuadas. Mural es una plataforma destinada al brainstorming. Permite ordenar de forma fácil todas las ideas.
  • Conceptboard es una plataforma muy visual que facilita la colaboración a través de esquemas creativos de todo tipo.
  • A la hora de compartir documentos, Google Drive y OneDrive son las mejores opciones. Todo estará archivado en la nube y los accesos pueden limitarse. Otra herramienta que puede resultar muy útil para enviar documentos muy pesados como vídeos largos o imágenes con una alta resolución es WeTransfer.

Es importante recordar que lo más fundamental para poder teletrabajar es tener una buena conexión a Internet. La conexión de Fibra Óptica por cable garantiza una mayor estabilidad y velocidad que la conexión por Wi-Fi.

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Autor: Adamo Telecom - 16-03-2020